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Verhalten und Technik in Besprechungen
"Der Konsens steht am Ende - nicht am
Beginn einer Diskussion." (A. Schavan) - "Wer richtig schweigt führt!" - "Sage
mir, wie eine Besprechung beginnt, und ich sage dir, wie sie endet!" - "Fehlende
Opposition bedeutet noch lange nicht Zustimmung!" - "Manchmal muss zu heiklen
Themen man zu reden sich bequemen." - "Es wird oft mehr Zeit darauf verwendet,
eine Idee zu zerpflücken statt sie zu entwickeln." - "Das Reden tut dem Menschen
gut, wenn er es nur selber tut." (W. Busch) - "Zuhören schafft Sympathie - reden
erzeugt Abwehr." - "Selbstkritik ist die Kunst, auf dem Teppich zu bleiben,
obwohl das Parkett so schön glänzt."
Diese Statements verdeutlichen die
täglichen Probleme, die in und um Besprechungen herum entstehen. Gerade in
verteilten Organisationen, wo Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten zu einer
Besprechung anreisen, z.B. im Rahmen eines Projektes, ist es notwendig, eine
Meetingkultur zu etablieren, wo offen über Konflikte, Probleme als auch Lösungen
gesprochen wird. Zudem muss der gesamte Prozess, von der Vorbereitung, der
Durchführung bis hin zur Nachbereitung effizient ablaufen.
In dem über 30 Seiten umfassenden Dokument
werden u.a. folgende Themen und Fragestellungen behandelt:
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Welche Punkte sind Inhalte der Einladung und nach welchen
Kriterien sollten die Tagesordnungspunkte untergliedert werden?
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Was sind Bedingungen und Kriterien für eine erfolgreiche
Besprechung?
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Wie kann die Besprechung gesteuert werden und welche
Formen von Sitzordnungen sind zu empfehlen?
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Welches sind die fünf Phasen einer Besprechung?
- Problemdefinition
- Zielformulierung
- Ursachenanalyse
- Sammeln und Bewerten von Lösungsvorschlägen
- Entschlussfassung und Aktionsplan
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Wie sollte innerhalb einer Besprechung in den einzelnen
fünf Phase herangegangen werden (methodisch und welche Kernfragen sind zu
beachten)?
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Welche Gestaltungsregeln sind für den Gesprächsverlauf zu
beachten (z.B. Aussprache, Ansprache, Dialog)?
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Welche Typen von Gesprächspartnern gibt es in der
Gruppe?
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Was sind Kennzeichen negativer Interaktionen?
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Welche unterschiedlichen Funktion kann der Moderator
haben (auch in den unterschiedlichen Phasen der Besprechung)?
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